Handlungsempfehlung für Veranstaltungen

Handlungsempfehlung für Veranstaltungen

Konzerte, Kirmes, Brauchtums-Veranstaltungen und Feste prägen unser gesellschaftliches Leben. Als Gemeinde ist es uns wichtig, Vereinen die Durchführung von Veranstaltungen zu ermöglichen. Zugleich sind in den letzten Jahren die Anforderungen seitens des Bundes, Landes und des Wetteraukreises bei Veranstaltungen in verschiedenen Bereichen gestiegen. Diese Handlungsempfehlung gibt Ihnen einen Überblick an was sie bei der Durchführung einer Veranstaltung in Wölfersheim denken müssen.

Veranstalter und Haftung

Ihnen muss als Veranstalter klar sein, dass Sie die volle Verantwortung für Ihre Veranstaltung tragen. Sie müssen für die Sicherheit der Besucher sorgen und bei Schäden sind Sie voll haftbar. Auch bei einer kleinen Veranstaltung kann es zu Schäden kommen. Daher sollte immer eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abgeschlossen werden. Als Wölfersheimer Verein können Sie eine solche Versicherung kostenfrei in Anspruch nehmen. Die Anzeige muss mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung über das Formular auf unserer Webseite erfolgen.

Auch um sich selbst abzusichern, sollten Sie unbedingt die individuellen Anforderungen Ihrer geplanten Veranstaltung im Vorfeld genau prüfen.

Anzeigepflicht und Genehmigung

Öffentliche Veranstaltungen (vor allem, wenn Speisen und Getränke angeboten werden) sind anzeigepflichtig. Private Veranstaltungen (z. B. Geburtstage) sind in der Regel nicht anzeigepflichtig. Diese Handlungsempfehlung bezieht sich daher auf öffentliche Veranstaltungen. Veranstaltungen im öffentlichen Verkehrsraum (z. B. Straßenfeste) müssen immer schriftlich angezeigt werden.

Fristen

Je nach Veranstaltung ist nicht nur die Gemeinde Wölfersheim eingebunden, sondern zahlreiche weitere Behörden. Wenn Sie zum Beispiel den Verkauf von Speisen und Getränken planen, dann werden die Bauaufsichtsbehörde, das Veterinäramt, die Polizei und das Finanzamt darüber informiert. Die erforderlichen Unterlagen sollten daher mindestens 6 Wochen vor der Veranstaltung eingereicht werden. Eine Besonderheit gilt bei Veranstaltungen, die auf öffentlichen Flächen oder im Straßenraum stattfinden. Straßensperrungen usw. sind mit strengen Fristen verbunden. Diese Fristen und damit verbundene Veröffentlichungen sind rechtlich vorgeschrieben, damit Anwohner und andere Verkehrsteilnehmer sich darauf einstellen können. Daher sollten die erforderlichen Unterlagen schon etwa 2 Monate im Vorfeld vorliegen.

Anmeldung und Formulare

Veranstaltungen in Hallen oder auf Plätzen der Gemeinde können über unser Onlinesystem gebucht werden. Dort können alle relevanten Angaben zur Veranstaltung hinterlegt werden. Bitte machen Sie hierbei möglichst realistische Angaben zu den Besucherzahlen usw. um eine problemlose Bearbeitung zu ermöglichen. Die maximalen Kapazitäten der einzelnen Räumlichkeiten finden Sie in den Bestuhlungsplänen der einzelnen Hallen. Mit der Buchung können Sie weitere der im folgenden genannten Punkte erledigen.

Besondere Nutzungen öffentlicher Flächen (zum Beispiel Parkplätze oder Straßen) erfordern eine Sondernutzungserlaubnis.

  • Buchung Hallen und Plätze 
  • Bestuhlungspläne
  • Anmeldeformular Sondernutzungserlaubnis
  • Erlaubnis zur Durchführung einer Veranstaltung auf öffentlichen Verkehrsflächen und Erlass einer verkehrsrechtlichen Anordnung gem. StVO Antrag §29 Abs. 2 und Antrag §45 Abs. 6 für eine Veranstaltung

Sicherheit

Wie eingangs erwähnt, sind Sie als Veranstalter für die Sicherheit der Besucher verantwortlich. Daher sollten Sie das Thema Sicherheit auch für sich selbst intensiv betrachten. Für jede Veranstaltung sollte das Gefährdungspotential ermittelt und bewertet werden. Das Gefährdungspotential ist die Summe von Gefährdungen der Sicherheit, welche analysiert und bewertet werden muss. Nur so können geeignete Schutzmaßnahmen abgeleitet werden, die in einem Sicherheitskonzept niedergeschrieben werden.

Bei der Nutzung unserer Bürgerhäuser und Sporthallen gehen wir davon aus, dass Sie sich an die geltenden Regelungen (Bestuhlungspläne, Fluchtwege usw.) halten und fordern von Ihnen im Regelfall kein Sicherheitskonzept ein. Sie sollten ein Sicherheitskonzept aber in jedem Fall für sich selbst ausarbeiten. So können Sie nachweisen, dass Sie sich mit Risikofaktoren auseinandergesetzt haben und entsprechende Vorkehrungen getroffen haben. Bei Veranstaltungen im öffentlichen Verkehrsraum fordert unser Ordnungsamt im Regelfall immer ein Sicherheitskonzept an. Ein Muster finden Sie auf unserer Webseite.

Brandschutz und Sanitätsdienst

Je nach Veranstaltungsart, Größe und Rahmenbedingungen können besondere Auflagen wie Brandsicherheitsdienst oder Sanitätsdienst erforderlich sein. Ob ein Brandsicherheitsdienst in unseren Hallen erforderlich ist, entscheiden wir anhand der Angaben in ihrer Buchung über unser Buchungssystem. In den meisten Fällen ist dies tatsächlich nicht der Fall. Sollten Sie in Ihrem Sicherheitskonzept zu dem Ergebnis kommen, dass ein Brandsicherheitsdienst erforderlich ist, melden Sie sich bitte bei unserem Ordnungsamt.

Es gibt keine allgemeingültige Regel, wann ein Sanitätsdienst bei einer Veranstaltung notwendig ist. Die Entscheidung hängt von Faktoren wie Besucherzahl, Art der Veranstaltung (z.B. Sport, Festival) usw. ab und ergibt sich aus ihrem Sicherheitskonzept. In bestimmten Fällen behalten wir uns vor einen Sanitätsdienst anzuordnen.

Bei Fragen zum Sicherheitskonzept wenden Sie sich an unser Ordnungsamt. Hilfreich ist an dieser Stelle oftmals auch der Leitfaden für Großveranstaltungen des Landes Hessen.

Parkplätze

Bei Veranstaltungen in den Hallen der Gemeinde ist dies im Regelfall kein Problem. Bei öffentlichen Flächen stellt sich jedoch die Frage, wo Ihre Besucher parken sollen. Hierbei macht es Sinn sich über die Herkunft und Anreise Ihrer Besucher Gedanken zu machen und entspreche Lösungen zu suchen, die z.B. im Sicherheitskonzept niedergeschrieben werden können.

Plakatierung und Werbung

Plakatierung ist nur nach vorheriger Genehmigung erlaubt. Sie können die Plakatierung in der Gemeinde im Zuge der Onlinebuchung (Hallen, Plätze usw. in Locaboo) direkt mit erledigen oder das Formular auf unserer Webseite nutzen.  

Veranstaltungskalender

Sie haben Ihre Veranstaltung geplant, aber nun sollen auch Besucher kommen? Dann tragen Sie Ihre Veranstaltung bitte im Veranstaltungskalender auf unserer Webseite ein. Als Verein können Sie dies direkt selbst über die Gemeindeapp erledigen oder die erforderlichen Daten senden. Um eine entsprechende Qualität zu gewährleisten, übernehmen wir nicht nur den Titel usw. aus ihrer Onlinebuchung, sondern benötigen weitere Informationen wie Infotexte oder Flyer.

Hygiene

Sobald Sie Speisen oder Getränke verkaufen, ist die Anzeige eines vorrübergehenden Gaststättengewerbes erforderlich. Sie können dies über unser Formular oder ebenfalls direkt im Buchungsprozess erledigen. Bei Veranstaltungen mit Essensangeboten sind die Vorgaben des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) zu beachten. Vordrucke zur Dokumentation der Belehrung und allgemeine Hinweise finden Sie auf unserer Webseite. Wenn Sie Essen und Getränke nicht verkaufen und nur ausgeben, tragen Sie dennoch die Verantwortung und müssen die Vorgaben des IfSG beachten.

Fliegende Bauten

Fliegende Bauten sind bauliche Anlagen, die geeignet und bestimmt sind, an verschiedenen Orten wiederholt aufgestellt und zerlegt zu werden. Dazu gehören unter anderem Zelte ab einer Grundfläche von 75 m², Fahrgeschäfte, Tribünen und bestimmte Bühnen. Der Aufbau eines fliegenden Baus muss direkt beim Wetteraukreis angezeigt werden, der das Bauwerk ggf. abnehmen muss. Aufgrund der Komplexität bitten wir Sie in entsprechenden Fällen direkt mit dem Wetteraukreis Kontakt aufzunehmen.

Infrastruktur

Haben Sie an alles gedacht? Ist die Strom- und Wasserversorgung ihrer Veranstaltung sichergestellt? Stehen genügend Toiletten zur Verfügung? Gibt es Handwaschbecken im Bereich von Essen und Getränken? Benötigen Sie eine Markthütte oder das Spülmobil der Gemeinde? Hinterfragen Sie Ihre Planungen nochmals und versuchen Sie Angebote der Gemeinde so früh wie möglich zu buchen, um eine bessere Planung zu ermöglichen.

Ansprechpartner

  • Für Buchungen der Hallen und Fragen, die damit im Zusammenhang stehen, steht Ihnen unser Bürgerbüro zur Verfügung.
    Mail: buergerbuero@woelfersheim.de
    Telefon: 06036 97 37 2000
  • Bei Fragen zu Sicherheitskonzepten, der Nutzung öffentlicher Verkehrsflächen, der Anzeige nach Gaststättengesetzt usw. steht Ihnen Herr Höhne vom Ordnungsamt zur Verfügung.
    Mail: ordnungswesen@woelfersheim.de
    Telefon: 06036 97 37 2111
  • Fragen zur Plakatierung richten Sie bitte an Janina Grauling aus der Bauabteilung.
    Mail: bauabteilung@woelfersheim.de
    Telefon: 06036 97 37 2204
  • Für allgemeine, gebündelte oder sonstige Fragen melden Sie sich bitte unter der allgemeinen Mailadresse rathaus@woelfersheim.de oder telefonisch im Rathaus.